經營補習班最頭痛的是什麼？家長電話諮詢時找不到合適的老師、學生繳費記錄對不起來、排課衝突要臨時調整、學生請假補課安排混亂…這些問題是不是很熟悉？
隨著補教業競爭越來越激烈，家長對服務品質的要求也越來越高。傳統的紙本管理方式已經無法應付複雜的營運需求。今天就來分享一個實際案例，看看某連鎖補習班如何透過 Odoo 系統化管理，從招生、排課、出缺勤到收款，打造一條龍的數位化服務。
這家補習班導入前的狀況很典型：5 個分校、150 位學生、20 位老師，每個月要處理 300 多筆繳費記錄，但所有資料都散落在 Excel、手寫單據、甚至便利貼上。導入 Odoo 後，不只提升了營運效率，更重要的是家長滿意度大幅提升，續班率從 70% 提升到 85%。
CRM｜家長諮詢自動分派，潛在學生線索不流失
補習班最怕的就是家長打電話來詢問，當下沒有適合的人接待，或是接待人員不夠了解課程內容，結果白白流失了潛在學生。
這家補習班導入 Odoo CRM 後，所有的家長諮詢都有了完整的追蹤記錄。每個潛在學生從第一次電話諮詢開始，家長的需求、學生的程度、預算範圍、時間偏好都清楚記錄在系統中。
更重要的是，CRM 的自動分派功能讓每個諮詢都能找到最適合的老師或顧問。系統會根據學生的年級、科目需求，自動分派給對應的專業老師。而且系統會自動提醒什麼時候該回訪、安排試聽、或是準備入學測驗。
最實用的是商機評估功能，系統會根據家長的互動頻率、預算範圍、決策時程等因素，自動評估報名機率。這讓招生人員能把時間花在最有價值的潛在學生身上，而不是盲目地打陌生電話。
Sales｜課程方案一鍵報價，學費試算透明化
補習班的課程組合往往很複雜，有一對一、小班制、密集班、暑期班等不同方案。以前每次報價，都要重新計算學費、教材費、雜費等，常常為了一份報價單就要花上半小時。
導入 Odoo Sales 模組後，報價變得簡單多了。系統建立了標準化的課程產品，像是「國中數學一對一」、「高中英文小班」、「國小全科安親」等，每個課程都有標準的收費標準和優惠方案。
當家長需要報價時，招生人員只要根據學生需求選擇對應的課程組合，系統就能自動計算總費用和上課時數。報價單的格式也統一化，看起來更專業。而且系統還能自動套用各種優惠方案，如早鳥優惠、多科優惠、推薦優惠等。
更棒的是，當家長確認報價後，系統可以一鍵將報價單轉換成正式的入學合約，再產生排課需求。這種串接讓整個流程變得非常順暢，不需要重複輸入學生資料。
Project｜班級排課與師資配置，一頁掌握進度
補習班最複雜的就是排課管理。要考慮老師的時間、教室的容量、學生的時間、課程的進度，還要處理臨時的請假調課。傳統的手工排課常常出現時間衝突，要花大量時間協調。
Odoo Project 模組提供了完整的排課管理功能。每個班級都有清楚的課程進度、師資安排、教室配置。當需要調課時，系統會自動檢查時間衝突，並提供可行的替代方案。
系統還能與家長保持即時溝通。當有調課或重要通知時，系統會自動發送簡訊或 LINE 通知給家長。家長也可以透過家長 APP 查看孩子的上課狀況和學習進度。
Attendance｜線上打卡＋補課追蹤，出缺勤管理無縫化
學生的出缺勤管理是補習班日常最繁瑣的工作之一。傳統的點名方式不只費時，還容易出錯。而且當學生請假時，補課的安排和追蹤也很麻煩。
Odoo Attendance 模組讓出缺勤管理變得簡單多了。學生上課時只要刷卡或掃 QR Code，系統就能自動記錄出勤狀況。老師也能即時看到哪些學生缺席，並且自動通知家長。
更重要的是，系統能自動處理補課安排。當學生請假時，系統會自動計算可補課的時數，並且提供可行的補課時段。家長可以透過 APP 直接預約補課時間，不需要打電話詢問。
系統還能產生詳細的出勤報表，讓家長清楚了解孩子的上課狀況。這種透明化的管理讓家長更放心，也提升了對補習班的信任度。
Accounting｜多元支付到對帳報表，財務與營運一條龍
補習班的收費方式很多元，有月繳、季繳、年繳，還有各種雜費。傳統的手工記帳方式不只費時，還容易出錯。而且家長常常會問「我們家還欠多少學費？」，要查帳就很麻煩。
Odoo Accounting 模組讓財務管理變得透明化。系統能自動產生學費帳單，並且支援多種付款方式，包括現金、轉帳、信用卡、行動支付等。
當家長繳費時，系統會自動更新帳務狀況。家長可以透過 APP 查看繳費記錄和未繳費用，不需要打電話詢問。系統還會自動發送繳費提醒，減少欠費的狀況。
結合前面的模組，系統能產生完整的營運報表。從招生成效、課程收益、老師績效到財務狀況，所有數據都能一目了然。這讓經營者能做出更好的決策，比如哪些課程最受歡迎、哪些時段最熱門、哪些老師評價最高等。
導入成效與建議
這家補習班導入 Odoo 八個月後，看到了顯著的改善：
- 報名轉換率提升 35%：透過系統化的諮詢追蹤，不再遺漏任何潛在學生
- 排課效率提升 70%：自動化的衝突檢查，大幅減少排課時間
- 出勤管理效率提升 80%：線上打卡和自動通知，讓出缺勤管理變得輕鬆
- 家長滿意度提升 40%：透明化的資訊和即時通知，讓家長更放心
不過要提醒的是，導入數位系統不只是技術問題，更是管理問題。成功的關鍵在於：
- 員工訓練很重要：系統再好，如果老師和行政人員不會用也沒意義
- 家長溝通要充分：新的流程需要家長配合，要耐心解釋好處
- 資料移轉要仔細：舊有的學生資料要正確轉移到新系統
- 持續優化調整：根據使用狀況持續調整流程和設定
補習班的特性就是服務密集、流程複雜，Odoo 的整合性設計正好符合這種需求。透過一套系統管理所有流程，不只提升了效率，更重要的是提升了服務品質。在少子化的趨勢下，只有提供更好的服務，才能在激烈的競爭中脫穎而出。
