軟體專案公司導入 Odoo 商管系統，掌握商機及簡化營運的五大系統
身為軟體專案公司的老闆，你是否常常覺得：明明每天都很忙，業務也不少，但就是感覺營運效率不高？客戶資料散落在各個業務手上，專案進度要問了才知道，工時成本算不清楚，每次報價都要重新整理資料？
這些問題不只是你遇到，幾乎每家軟體公司都會面臨。隨著公司規模成長，這些問題會變得更嚴重。今天就來分享一個實際案例，看看某軟體公司如何透過 Odoo 解決這些營運痛點，讓業務流程更順暢。
這家公司導入前的狀況很典型：30 個員工，同時進行 10–15 個專案，每個月要處理 20–30 份報價單，但所有資料都散落在 Excel、Email、甚至便利貼上。導入 Odoo 後，不只提升了效率，更重要的是終於能清楚掌握每個專案的獲利狀況。
銷售機會不斷流失？──用 CRM 模組鎖住潛在客戶
軟體公司最怕的就是辛苦開發的潛在客戶，因為跟進不及時而流失。很多時候，客戶打電話來詢問，業務當下沒接到，事後想起來要回撥，對方已經找別家了。
這家公司導入 Odoo CRM 後，所有的銷售機會都有了完整的追蹤記錄。每個潛在客戶從第一次接觸開始，所有的互動紀錄、需求內容、預算範圍都清楚記錄在系統中。
更棒的是，CRM 的提醒功能讓業務不會遺漏任何跟進機會。系統會自動提醒什麼時候該聯繫客戶、安排 Demo、或是準備提案。而且主管也能即時看到整個銷售漏斗的狀況，知道哪些商機需要加強攻單。
最實用的是商機評分功能，系統會根據客戶的互動頻率、預算規模、決策時程等因素，自動評估成交機率。這讓業務能把時間花在最有價值的潛在客戶身上，而不是盲目地廣撒網。
報價與合約反覆往返？──用 Sales 模組一鍵生成
軟體專案的報價往往很複雜，需要考慮開發工時、技術難度、專案規模等多種因素。以前每次報價，都要重新整理資料，常常為了一份報價單就要花上半天時間。
導入 Odoo Sales 模組後，報價變得簡單多了。系統建立了標準化的產品服務項目，像是「前端開發」、「後端開發」、「UI/UX 設計」等，每個項目都有標準的單價和工時估算。
當客戶需要報價時，業務只要根據需求選擇對應的服務項目，系統就能自動計算總價和工期。報價單的格式也統一化，看起來更專業。更重要的是，所有的報價歷史都保存在系統中，方便日後比較分析。
而且當客戶確認報價後，系統可以一鍵將報價單轉換成正式合約，再轉成專案任務。這種串接讓整個流程變得非常順暢，不需要重複輸入資料。
專案協作資訊散落？──用 Project 模組集中任務與里程碑
軟體專案最怕的就是資訊不同步。PM 不知道開發進度，開發人員不清楚需求變更，客戶不了解專案狀況，結果就是溝通成本暴增，專案延期。
Odoo Project 模組提供了完整的專案管理功能。每個專案都有清楚的任務分工、時程安排、里程碑設定。團隊成員可以即時更新任務狀態，所有人都能看到最新的進度。
而且 Project 模組還能與 CRM 和 Sales 整合。客戶可以透過客戶入口網站，即時查看專案進度和交付內容。這不只提升了透明度，也減少了客戶的詢問電話。
工時與成本難掌握？──用 Timesheets 模組精準追蹤投入
軟體公司最頭痛的就是成本控制。每個專案投入多少人力？實際工時是否超過預算？哪些類型的專案最賺錢？這些問題如果沒有精準的數據支撐，很難做出正確的決策。
Odoo Timesheets 模組讓工時記錄變得簡單又準確。員工可以直接在系統中記錄每天的工作時間，並且關聯到具體的專案和任務。主管可以即時看到每個專案的工時投入狀況。
更重要的是，系統能自動計算專案的成本效益。結合員工的時薪成本，可以精準計算出每個專案的實際成本。當實際工時超過預算時，系統會自動提醒，讓 PM 能及時調整。
這些數據對未來的報價也很有幫助。透過歷史專案的工時分析，可以更準確地估算新專案的工時需求，提升報價的精準度。
費用報銷流程繁瑣？──用 Expenses + Accounting 模組自動對帳
軟體公司的費用報銷往往很複雜，有專案相關的差旅費、設備採購、軟體授權費等。傳統的報銷流程需要填寫紙本表單，層層審核，會計手動入帳，既費時又容易出錯。
Odoo Expenses 模組讓報銷變得簡單多了。員工只要用手機拍照收據，系統就能自動識別金額和商家資訊，大大減少了輸入時間。
更重要的是，系統能自動關聯到相關的專案。當員工因為專案需要採購設備或出差時，費用可以直接歸屬到該專案，方便後續的成本分析。
結合 Accounting 模組，報銷單據可以自動產生會計分錄，不需要會計人員手動處理。這不只提升了效率，也減少了人為錯誤的可能性。
導入成效與建議
這家軟體公司導入 Odoo 六個月後，看到了顯著的改善：
- 銷售轉換率提升 25%：透過系統化的客戶追蹤，不再遺漏任何商機
- 報價效率提升 60%：標準化的產品服務項目，讓報價變得快速準確
- 專案準時交付率提升 40%：清楚的任務分工和進度追蹤，減少了溝通成本
- 成本控制精準度提升 80%：精確的工時記錄，讓每個專案的獲利狀況一目了然
不過要提醒的是，導入 ERP 系統不只是技術問題，更是管理問題。成功的關鍵在於：
- 明確的需求分析：先搞清楚現有流程的問題，再規劃解決方案
- 漸進式導入：不要一次導入所有模組，先從最急迫的需求開始
- 充分的員工訓練：系統再好，如果員工不會用也沒意義
- 持續的優化調整：導入後要持續檢視流程，適時調整設定
軟體公司的特性就是變化快、需求多元，Odoo 的模組化設計正好符合這種需求。但要記住，工具只是輔助，最重要的還是建立正確的流程和觀念。有了好的系統支撐，相信你的軟體公司也能在競爭激烈的市場中脫穎而出。
